-
Sollten Sie diese oder ähnliche Worte mit einem DMS verbinden, sollten Sie auf jeden Fall weiterlesen. Versprochen - am Ende werden Sie die Vorteile einer DMS-Lösung zu schätzen wissen.
Was ist ein DMS?
DMS bedeutet die eletronische/digitale Aufbewahrung und Verwaltung sämtlicher Dokumente und Dateien in Ihrem Unternehmen (Dokumentenmanagement). Natürlich könnten Sie auch privat Ihre Dokumente mit einem DMS verwalten. -
Manchmal wäre das gar nicht so schlecht ;-)
Es gibt etliche Produkte uns Lösungen am Markt, die sich in vielen Bereich gleichen und in genau so vielen Teilen unterscheiden. Welches Produkt für Sie das Richtige ist, sollte genau geprüft werden. Immerhin "binden" Sie sich über viele Jahre. Ein Wechsel ist zwar stets möglich, zieht aber wieder Kosten und Mühen nach sich.
Wie erfolgt eine Archivierung?
Dokumente können z. B. direkt aus Anwendungen (z. B. Rechnungswesen, Einkauf etc.) archiviert, per Scanner zugeführt, als Datei oder auch per Druckauftrag archiviert werden. -
Zeitlicher Aufwand
Der zeitliche Aufwand ist im Vergleich mit der Papierablage geringer. Viele Prozesse lassen sich automatisieren und Dokumente können ohne Interaktion verarbeitet werden. Suchkriterien können per Abfrage automatisch generiert werden.
Dokumente mind2find®
Broschüre (DE)
Leaflet (EN)
Handschriften (DE, bsp. Zeitarbeit)
Natürlich ist auch eine manuelle Archivierung möglich.
-
- dauerhafter und direkter Zugriff auf einzelne Dokumente ohne Gang zum Schrank und blättern in Ordnern
- Aufbewahrungsfristen werden im System je Dokumentart bestimmt
- Berechtigungsstrukturen schaffen Sicherheit vor unbefugtem Zugriff
- Dokumente stehen abteilungs- und standortübergreifend zur Verfügung
- Klare Strukturen vermeiden Unterschiede in der Ablagelogik bei differierenden Mitarbeitern oder Urlaubsvertretungen
-
- Dokumente können durch die Unternehmung laufen ohne Papier zu bewegen
- Verknüpfung von Dokumente mit Aufgaben, Wiedervorlagen, Rückfragen und Informationen
- Protokollierung von Aktionen (z. B. Druck oder E-Mail)
- Automatisierte Ablage Ihrer Ausgangsbelege (z. B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine etc.)
- Die Daten können leicht gesichert und außer Haus gebracht werden. Keine Gefahr durch Feuer, Wasser und Vandalismus
-
- Bei Filialstrukturen direkter Scan von z. B. kreditorischen Rechnungen mit Verarbeitung in der Zentrale - ohne Versand der Dokumente per Post
- Die Verbuchung der Dokumente erfolgt direkt vom Bildschirm
- Dokumente können auf vielfältge Art und Weise recherchiert und verknüpft werden. Die Ablage in papierform folgt meist nur einem einfachen Schema (z. B. Belegdatum oder Kreditor+Datum)
-
Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung. Natürlich stehen wir Ihnen auch für eine persönliche Präsentation vor Ort zur Verfügung. Für einen kurzen Einblick können wir Ihnen eine Präsentation über das Internet anbieten.
Weitere Details zu unserem Produkt mind2find entnehmen Sie bitte der Broschüre oder den weiterführenden Seiten dieser Präsenz.
-
Das könnte Sie auch Interessieren
Informationen für
Anwender
Entscheider
Administratoren
Entscheidungshilfe
